Welche Aufgaben haben die für die Schulen zuständigen Datenschutzbeauftragten? – Wegweiser Digitale Schule

WELCHE AUFGABEN HABEN DIE FÜR DIE SCHULEN ZUSTÄNDIGEN DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN?

01.10.2020
Welche Aufgaben haben die für die Schulen zuständigen Datenschutzbeauftragten? © contrastwerkstatt - stock.adobe.com

Sowohl im Unterricht als auch in der Verwaltung fallen regelmäßig sensible und schützenswerte Daten von Lernenden und Lehrenden an. Dabei sind nach meiner Auffassung 2 Aspekte besonders wichtig. Punkt 1: Schulleitungen können die Einhaltung des Datenschutzes nicht auch noch on top leisten und müssen entlastet werden. Punkt 2: Im Zuge der Digitalisierung wird mit personenbezogenen Daten im Unterricht oftmals wenig sorgfältig umgegangen.

Beides geschieht nicht aus böser Absicht, sondern vielmehr aus der Tatsache heraus, dass Schulleitungen und Lehrkräfte hierfür nicht hinreichend ausgebildet sind und die Frage auch erlaubt sein muss, ob sie dies überhaupt leisten müssen. An diese Stelle treten die Datenschutzbeauftragten, die einen sehr wichtigen Beitrag hierzu leisten.

Datenschutzbeauftragte auf verschiedenen Ebenen

Jedes Bundesland verfügt über einen Landesdatenschutzbeauftragten, der auf die Einhaltung des Datenschutzes auf Landesebene hinwirkt. Er kontrolliert und überwacht somit die ordnungsgemäße Anwendung des Datenschutzes.

Als Schule kommen Sie mit dem Landesdatenschutzbeauftragten möglicherweise durch Informationsschreiben und Tätigkeitsberichte in Berührung – ansonsten eher selten. Dies liegt daran, dass die Schulen über eigens zuständige Datenschutzbeauftragte verfügen. Deren Bestellung erfolgt in den Bundesländern ganz unterschiedlich:

  • In Bayern gibt es beispielsweise für die Grund- und Mittelschule einen Datenschutzbeauftragten auf der Ebene des Landkreises oder der kreisfreien Städte, wohingegen Realschulen und Gymnasien über eigene Datenschutzbeauftragte innerhalb des Kollegiums verfügen.
  • In Niedersachsen sind die Datenschutzbeauftragten in der Regel einer Schule zugeordnet – unabhängig von der Schulart. Es kann aber auch vorkommen, dass sich mehrere Schulen einen Datenschutzbeauftragte „teilen“ – die Zustimmung aller betroffenen Schulen vorausgesetzt.

 

Datenschutzbeauftragte sind Lehrkräfte

Datenschutzbeauftragte sind Lehrkräfte und erfüllen ihre beratende Tätigkeit kostenlos – sie erhalten dafür unter Umständen Anrechnungsstunden. Hin und wieder gibt es Fälle, bei denen keine Lehrkräfte für diese Funktion gewonnen werden können. Dann liegt es am Schulträger, geeignete Personen zu finden, die diese Aufgaben dann kostenpflichtig übernehmen müssen. Dies ist aber eher die Ausnahme. Um den Mehraufwand als Datenschützer zu kompensieren, werden diese von der Schulverwaltung mit Anrechnungsstunden versehen, welche von der zu betreuenden Anzahl an Schulen abhängig sind.

Damit eine Interessenkollision vermieden wird, dürfen keine Mitglieder der Schulleitung oder Systembetreuer zum Datenschutzbeauftragten ernannt werden. Ihr zuständiger Personalrat muss der Bestellung außerdem zustimmen.

 

Das leisten Datenschutzbeauftragte

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Datenschutzbeauftragte stehen den Schulen und der Schulaufsicht bei diesen Themen zur Verfügung:

  • Sicherstellung des Datenschutzes
  • Hinwirkung auf Einhaltung der rechtlichen Vorschriften
  • Beratung der Schulleitung und des Kollegiums
  • Ansprechpartner bei Fragen der Erziehungsberechtigten

 

Ein paar Beispiele …

  • Datenschutzbeauftragte unterstützen die Schulen bei der Erstellung von Einwilligungserklärungen (z. B. Nutzung von Office 365 oder von Online-Werkzeugen wie Padlet oder CryptPad).
  • Sie weisen auf die Notwendigkeit von Verträgen zur Verarbeitung im Auftrag (ADV) hin, wenn personenbezogene Daten das Schulhaus verlassen (z. B. beim Druck eines Jahresberichts oder der Nutzung von Online-Diensten). Gleichzeitig erstellen sie bei Bedarf diese Verträge und stehen als Ansprechpartner zwischen der Schule und den zuständigen Firmen zur Verfügung. Näheres zur ADV können Sie in der Ausgabe vom April 2020 (wegweiser-digitale-schule.de/verarbeitung-im-auftrag) nachlesen.
  • Datenschutzbeauftragte geben zu IT-Lösungen schriftliche Stellungnahmen ab. Damit dokumentieren sie beispielsweise bei der Verwendung eines Online-Tools den Eingriff in personenbezogene Daten und geben damit eine Nutzungsempfehlung ab.
  • Sie überprüfen schulische Websites (Impressum, Datenschutzerklärung, Cookies …) auf den Datenschutz und regen bei Bedarf zu Änderungen an.
  • Datenschutzbeauftragte helfen Ihnen bei der Erstellung eines Verfahrensverzeichnisses und überprüfen deren ordnungsgemäße Führung. Ein Verfahrensverzeichnis ist ein Ordner, der sich im Schulsekretariat befindet. In ihm werden alle datenschutzrechtlich relevanten Vorgänge dokumentiert. Dazu gehören beispielsweise Einwilligungserklärungen, Stellungnahmen des Datenschutzbeauftragten und auch ADVs. Das Verfahrensverzeichnis dient der Transparenz und darf jederzeit von Schülern, Eltern und Lehrern eingesehen werden.

 

Das leisten Datenschutzbeauftragte nicht

Zunächst einmal ist festzuhalten, dass Datenschutzbeauftragte nicht weisungsberechtigt sind. Sie können Ihnen lediglich Empfehlungen zu datenschutzkonformen Umsetzungen geben und dies im Nachgang überprüfen. Bei schweren Verstößen sind sie aber berechtigt, diese der zuständigen Schulaufsichtsbehörde zu melden.

Außerdem sind sie nicht für die technische Umsetzung der Empfehlungen zuständig. Wenn sie bei Ihnen beispielsweise Empfehlungen für eine datenschutzkonforme Umgestaltung Ihrer Website geben, müssen Sie dies an Ihre Systembetreuung oder an externe Firmen weitergeben, damit diese dann nachbessern.

 

Veröffentlichung der Kontaktdaten

Im Sinne der Transparenz müssen die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten veröffentlicht werden. Wo dies stattzufinden hat, ist nicht vorgeschrieben. Es bietet sich jedoch an, diese im Impressum der schulischen Website zu publizieren. Auch die Schulaufsichtsbehörden sollten diese auf ihrer Internetpräsenz mit angeben.

 

Fazit: Datenschutzbeauftragte sind eine große Hilfe für Schulen

Im Zuge der Digitalisierung sind auf die Schulen nicht nur neue Möglichkeiten der Unterrichtsgestaltung und effizientere Arbeitsabläufe in der Verwaltung zugekommen. Es werden zusätzlich deutlich mehr personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet. Somit ist die Einhaltung des Datenschutzes ein wichtiges Thema für die Schulen, das gleichzeitig aber auch komplex und schwer verständlich ist. Aus diesem Grunde sind die Datenschutzbeauftragten wichtige Experten, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Sehen Sie sie deshalb nicht als Kontrolleure, die Ihnen „Steine in den Weg legen wollen“, sondern als wichtige Unterstützer bei der Digitalisierung!

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