Digitale Daten: Wie Sie damit sicher und rechtskonform umgehen – Wegweiser Digitale Schule

DIGITALE DATEN: WIE SIE DAMIT SICHER UND RECHTSKONFORM UMGEHEN

01.07.2020

Im Schulalltag, egal, ob in der Verwaltung oder bei den Lehrkräften, fallen tagtäglich personenbezogene Daten an, die gespeichert, verarbeitet und vielleicht auch weitergegeben werden. Dabei bewegen sich oft viele im Graubereich oder verstoßen gegen Gesetze – meist gar nicht vorsätzlich, sondern aus Unwissen.

Damit Ihnen dies in Zukunft nicht passiert und Sie stattdessen rechtssicher handeln können, habe ich Ihnen hier eine Übersicht zusammengestellt.

 

Personenbezogene Daten in der Verwaltung

Die datenschutzrechtliche Erlaubnis, personenbezogene Daten von Schülern und Lehrkräften in der Verwaltung speichern zu dürfen, wird durch die jeweiligen Landesschulgesetze geregelt. Somit entfällt in der Regel die Notwendigkeit, individuelle Einwilligungen von den betroffenen Personen einholen zu müssen. Hierzu gehören beispielsweise:

  • Name und Adressdaten
  • Staatsangehörigkeit und Religionszugehörigkeit
  • Migrationshintergrund
  • Leistungsdaten
  • Daten zur schulischen und beruflichen Vorbildung
  • Bei Lehrkräften: Angaben zur Lehrbefähigung, Stundenzahl und Besoldungsstufe

 


So lange müssen Sie die Daten in der Verwaltung speichern

  • Zweitschriften von Abgangs- und Abschlusszeugnissen: 50 Jahre
  • Schülerstammblätter: 20 Jahre
  • Zeugnislisten, Zeugnisdurchschriften, Unterlagen über die Klassenführung, Akten über Schülerprüfungen: 10 Jahre
  • alle übrigen Daten: 5 Jahre

 

Unbefristete Speicherung

Unbefristet dürfen in der Verwaltung Daten zur Schulgeschichte (Schulchronik) gespeichert werden. Hierzu zählen:

  • Name, Geburtsname, Vorname, Geschlecht
  • Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland
  • Anschrift
  • Daten über die Dauer des Besuchs der Schule

 

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist: Löschen oder archivieren?

Sind die entsprechenden Aufbewahrungsfristen abgelaufen, stellt sich die Frage, wie nun vorzugehen ist. In der Regel bieten die kommunalen Schulämter oder aber auch die Gemeinden, Städte oder Kreise spezielle Archive für die fortdauernde Speicherung sämtlicher Datenbestände an.

Gibt es also eine Vorgabe zur Archivierung, müssen Sie die entsprechenden Daten vor der Löschung übergeben. Die Archive haben ihrerseits eine besonders strenge Vorgabe zum Schutz dieser gesammelten personenbezogenen Daten. Wie Sie dann Ihre Daten ordnungsgemäß löschen, erfahren Sie weiter unten in diesem Artikel.

 

Personenbezogene Daten auf Geräten der Lehrkräfte

Zunächst ist zu unterscheiden, ob sich die gespeicherten Daten auf einem Dienstgerät oder einem privaten Endgerät befinden. Auf Dienstgeräten dürfen personenbezogene Daten bis zu 5 Jahre lang gespeichert werden, auf privaten Endgeräten nur 1 Jahr.

Hierbei ist in beiden Fällen darauf zu achten, dass die Endgeräte oder Speichermedien (USB-Sticks oder -festplatten) hinreichend vor unbefugten Zugriffen geschützt werden. Dies können Sie beispielsweise durch ein sicheres Passwort gewährleisten oder durch eine Verschlüsselung der Datenträger (in der Dezemberausgabe 2019 habe ich Ihnen hierzu eine Übersicht zusammengestellt).

Ein Sonderfall betrifft noch das Bundesland Niedersachsen: In der Maiausgabe 2020 habe ich bereits von einem Erlass berichtet, der die Nutzung auf privaten Geräten entscheidend beschneidet.

Lehrkräfte in Niedersachsen dürfen personenbezogene Daten auf privaten mobilen Endgeräten nicht mehr speichern. Dazu zählen Smartphones und Tablets – Computer sind davon aber nicht betroffen. Paradoxe Ausnahme: Werden die Daten nicht im lokalen Festspeicher, sondern in einer Cloud abgelegt, so ist dies weiterhin zulässig!

 

So löschen Sie Daten sicher

Wenn Sie mit den Bordmitteln von Windows oder macOS Daten über den Papierkorb löschen, bleiben diese zunächst auf der Festplatte bestehen und werden nur für ein späteres Überschreiben markiert. Mit einfachen Tools können diese somit wiederhergestellt werden.

Löschen Sie also Dateien richtig! Diese sollten mindestens 3 mal überschrieben werden, um eine Wiederherstellung zu verhindern.

Screenshot CCleaner

Für Windows und macOS empfehle ich Ihnen das kostenlose Programm CCleaner (ccleaner.com). Sie bewegen dabei Ihre Dateien wie gewohnt über den Papierkorb und können dann aber ein 3-faches Überschreiben mit CCleaner erwirken.

 


Und So gehen Sie dabei vor:

  1. Öffnen Sie CCleaner.
  2. Wählen Optionen aus.
  3. Im Menü Einstellungen können Sie dann beim Punkt Sicheres Löschen die langsame Variante auswählen.
  4. Wählen Sie zusätzlich den Punkt Erweitertes Überschreiben (3 Durchgänge) aus.
  5. Im Menü CCleaner können Sie dann die zu löschenden Einstellungen beibehalten oder nur den Papierkorb auswählen.
  6. Klicken Sie auf Analysieren und dann auf Starte CCleaner (bei 3 Durchgängen und vielen Dateien kann dies durchaus einige Zeit in Anspruch nehmen).

 

Was geschieht mit alten Datenträgern wie Festplatten und CDs?

Es gibt spezielle Dienstleister, die die ordnungsgemäße Vernichtung von Datenträgern für Sie übernehmen. Das ist aber nicht immer notwendig, gerade dann, wenn es sich um eine kleine Stückzahl handelt, beispielsweise, wenn Sie in der Verwaltung 5 PCs austauschen.

Beauftragen Sie den Hausmeister damit, die Festplatten vor der sachgemäßen Entsorgung der PCs auszubauen, in einen Schraubstock einzuspannen und kräftig zuzudrehen. In der Regel ist die Festplatte dann schon dermaßen mechanisch beschädigt, dass man von einer Vernichtung sprechen kann. Ein paar zusätzliche Hammerschläge sorgen dann für die restliche Gewissheit.

CDs zu vernichten ist im Gegensatz dazu deutlich einfacher: Etliche Anbieter von Aktenvernichtern bieten Modelle mit integrierten CD-Schlitzen an oder erweitern ihre bestehenden Produkte durch Aufsätze, damit diese dann ordnungsgemäß zerteilt werden.

 

Fazit: In der Schule fallen besonders schützenswerte Daten an

Egal, ob es um Daten in der Schulverwaltung oder auf den Geräten von Lehrkräften geht – bei einer Vielzahl der im schulischen Kontext genutzten Dateien handelt es sich um sensible und besonders schützenswerte Informationen. Sie sollten also die festgelegten Lösch- bzw. Aufbewahrungsfristen gut kennen. Ihnen als Schulleitung empfehle ich, dies immer wieder zu thematisieren und auch schriftlich zu fixieren, sodass alle Lehrkräfte darüber auch nachweislich in Kenntnis gesetzt wurden. Als Lehrkraft sollten Sie außerdem immer nach dem Prinzip der Datensparsamkeit handeln: Auch wenn Ihnen auf einem dienstlichen Gerät eine Speicherdauer von 5 Jahren zusteht, sollten Sie gut abschätzen, ob diese Informationen tatsächlich so lange gespeichert sein müssen.

 


Hinweis

Schulgesetze sind Ländersache. Die hier genannten Regelungen beziehen sich auf das Land Nordrhein-Westfalen. Sie sind deshalb als Richtwert zu verstehen. Geringfügige Abweichungen sind in Ihrem jeweiligen Land möglich. Fragen Sie deshalb bei Ihrem Datenschutzbeauftragten nach, und nehmen Sie Ihre jeweiligen Schulgesetze und Datenschutzregelungen zu Hilfe.


 

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