Technisches Know-How

Digitale Klassenbücher: Damit haben Sie einen wichtigen Teil Ihres Schriftwesens effektiver im Griff

Schule in der digitalen Transformation – das bedeutet nicht ausschließlich eine Neudefinition von Unterricht im pädagogischen und didaktischen Sinn. Es geht ebenso um die Frage, wie sich unsere Arbeitsabläufe verändern.

Das betrifft die Unterrichtsvor- und -nachbereitung sowie Verwaltungsvorgänge in gleichem Maße. Und hierzu zählt das Klassenbuch (in der Oberstufe Kursbuch). An zahlreichen Schulen wird noch auf die gebundene, analoge Variante gesetzt. Lehrkräfte tragen dort den vermittelten Unterrichtsstoff mit Lernzielen, Absenzen (Fehlzeiten), Krankmeldungen, Belehrungen, besondere Vorkommnisse, Hausaufgaben und dergleichen mehr ein.

Nach und nach finden mittlerweile Lösungen für digitale Klassenbücher Einzug in die Schulen. Sind diese eingeführt, werden die Schwächen der analogen Klassenbücher erst ersichtlich.

Eine Fülle an Informationen in den Klassen- und Kursbüchern

Neben den oben erwähnten Informationen enthalten die Bücher noch weitere Inhalte. Diese sind u. a.:

  • Schülernamen mit Anschrift und Kontaktdaten der Eltern
  • Stundenpläne
  • Etwaige Unterrichtsausfälle und besondere Veranstaltungen
  • Namen der in der Klasse unterrichtenden Lehrkräfte und ihre Fächer
  • Namentliche Eintragung der Klassensprecher
  • Verteilung von Klassenämtern wie Ordnungs- oder Botendienste

Organisatorisches zu den Klassenbüchern

Klassenbücher haben in der Regel eine Laufzeit von einem Schuljahr und werden im Anschluss daran archiviert. Die Aufbewahrungsfristen variieren von Bundesland zu Bundesland von einem bis zu mehreren Jahren. Nach dieser Zeit müssen diese vernichtet werden.

Wenn Sie an einer Schule mit dem Klassenleiterprinzip unterrichten, verwahren Sie als Klassenleitung das Klassenbuch. Jede Schule regelt hier die Aufbewahrung anders: beispielsweise verschlossen im Pult oder Abgabe nach Unterrichtsende im Sekretariat.

An weiterführenden Schulen werden sogenannte Kursbücher von den jeweiligen Fachlehrkräften geführt. Diese werden von der jeweiligen Lehrkraft verwahrt oder gesammelt im Sekretariat aufgehoben.

Vorteile von digitalen Klassenbüchern

Sind digitale Klassenbücher an einer Schule eingeführt, werde deren Vorteile schnell ersichtlich.

Verfügbarkeit: Unterricht kann hektisch verlaufen: Der Gong ertönt in 3 Minuten, und die Stühle sind noch nicht auf die Tische gestellt. 2 Schüler warten noch mit einem dringenden Anliegen, und der Ordnungsdienst muss noch „motiviert“ werden. In solchen Situationen passiert es dann, dass Sie vergessen, wichtige Informationen in das Klassenbuch einzutragen. Bei der Fahrt nach Hause fällt es Ihnen ein, doch dann ist es zu spät für Klassenbucheinträge.

Digitale Klassenbücher sind entweder als App oder als Website konzipiert. Sie haben den Vorteil, dass Sie das gesamte Buch auf Ihrem Smartphone oder Tablet bei sich tragen. Oder Sie haben die Möglichkeit, sich von jedem internetfähigen Endgerät aus einzuloggen. Das verschafft Ihnen mehr Mobilität und Flexibilität.

Teilen mit anderen Lehrkräften: Als Klassenlehrkraft tragen Sie das analoge Klassenbuch bei sich. Das ist ein großes Manko: Weitere Lehrkräfte, die als Fachlehrer in Ihrer Klasse unterrichten, haben darauf in der Regel keinen Zugriff. Das ist von Nachteil, weil eine wichtige Kommunikation zwischen Ihnen und den anderen Lehrkräften verloren geht:

  • Schüler A ist heute 12 Minuten zu spät gekommen.
  • Schülerin B hat heute in der 3. Schulstunde ein Gespräch beim Sozialpädagogen und wird nicht am Deutschunterricht teilnehmen können.
  • Schüler C und D haben sich heute in der Pause „in die Haare gekriegt“. Sie dürfen für den Rest der Woche nicht mehr in einer Gruppe zusammenarbeiten.

In einem digitalen Klassenbuch können Sie schnell diese Informationen hinterlegen, und alle die Klasse unterrichtenden Lehrkräfte haben Zugriff darauf. Damit ist ein abgestimmtes Arbeiten und „Ziehen an einem Strang“ möglich.

Datenschutz: Allen Unkenrufen zum Trotz, dass digitale Klassenbücher datenschutzrechtliche Problematiken nach sich ziehen: Sie sorgen für einen erhöhten Schutz der personenbezogenen Daten von Schülerinnen und Schülern! Es kommt vor, dass analoge Klassenbücher auf Lehrerpulten offen ausliegen. Sie werden vergessen und können von Dritten (wie dem Reinigungspersonal) eingesehen werden.

Digitale Klassenbücher sind durch einen individuellen Zugang (mit Benutzernamen und Kennwort) geschützt und verhindern damit den Zugriff durch nicht berechtigte Personen. Die Speicherung der Daten muss verschlüsselt auf europäischen Servern erfolgen. Zudem muss die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) von den Anbietern solcher Lösungen eingehalten werden.

Diese datenschutzrechtlichen Vorgaben muss die Schule beachten

Damit Sie an Ihrer Schule digitale Klassenbücher einsetzen dürfen, müssen Sie wichtige Vorgaben einhalten.

Einwilligungserklärungen: In der Regel benötigen Sie beim digitalen Klassenbuch keine Einwilligung der betroffenen Personen. Dies ist wie beim analogen Buch rechtlich durch die jeweiligen Schulgesetze abgedeckt. Hier ändert sich durch ein digitales Klassenbuch nichts. Bietet Ihre Lösung die Möglichkeit, dass Eltern z. B. die Fehlzeiten ihrer Kinder einsehen können, sieht das anders aus. In diesem Fall werden personenbezogene Daten verarbeitet, und es muss ein individuelles Konto für die Eltern erstellt werden. Holen Sie bei einer solchen Funktion die Einwilligungen ein.

Vertrag zur Verarbeitung im Auftrag: Wenn personenbezogene Daten die Schule verlassen, benötigen Sie einen sogenannten Vertrag zur Verarbeitung im Auftrag. Dies ist bei digitalen Klassenbüchern der Fall. In diesen Verträgen werden z. B. diese Vorkehrungen geregelt:

  • Die Betreiber dieser Lösungen dürfen die Daten nicht an Dritte weitergeben.
  • Die Einhaltung von Löschfristen muss beachtet werden.
  • Im Falle der Beauftragung von Subunternehmern muss vorher die Erlaubnis der Schule eingeholt werden.

In der Regel haben die Anbieter von digitalen Klassenbüchern fertig ausgearbeitete Verträge, die sie und die Schulleitung unterschreiben und dann im Sekretariat im sogenannten Verfahrensverzeichnis abheften müssen. Dies dient dazu, dass sich die betroffenen Personen (Schüler, Eltern, Lehrer) jederzeit aus Transparenzgründen darüber informieren können.

Stellungnahme des zuständigen Datenschutzbeauftragten

Ziehen Sie als Schule vor der Einführung eines digitalen Klassenbuchs die Expertise des für Sie zuständigen Datenschutzbeauftragten hinzu. Dieser prüft die Lösung und fertigt eine Stellungnahme an. Auch diese hinterlegen Sie dann im Verfahrensverzeichnis.

Fazit: Digitale Klassenbücher erleichtern Verwaltungsaufgaben

Die Vorteile von digitalen Klassenbüchern sind vielfältig, und der Einsatz erleichtert Ihre Arbeit im Schulalltag. Unterrichtsstoff, Absenzen, Krankmeldungen und Ähnliches sind durch digitale Klassenbucheinträge deutlich einfacher und übersichtlicher nachzuhalten. Für Schulen gilt es selbstverständlich, datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten – dann sollte einem Ausrollen an alle Lehrkräfte nichts mehr im Wege stehen!