Technisches Know-How

Mit Schulverwaltungssoftware Prozesse im Schulalltag digital abbilden

In den letzten Jahren haben Schulverwaltungsprogramme zunehmend die klassische Aktenarbeit in der Verwaltung ersetzt oder ergänzt. Schulen von staatlichen und kommunalen Schulträgern erhalten die Software vom jeweiligen Bundesland. So setzt das Land Nordrhein-Westfalen beispielsweise Schild-NRW ein. Niedersachsen stellt DaNiS zur Verfügung und Bayern ASV. Während die Programme für diese Schulen verpflichtend sind, müssen Bildungshäuser in privater Trägerschaft Software von Drittanbietern verwenden. Alle Softwarelösungen verfügen über grundlegende Funktionen, welche die Arbeit für die Schulleitung und die Verwaltungsangestellten erleichtern.

Mächtige Software mit hohem Funktionsumfang

Eine Schule ist ab einer gewissen Anzahl an Schülern und Lehrkräften mit einem mittelständischen Unternehmen vergleichbar. Zu den primären Erziehungs- und Bildungsaufgaben kommen der Verwaltung der Schule komplexe Prozesse und eine Vielzahl an zu verwaltenden Daten zu. Unter anderem fallen diese Abläufe an:

  • Erstellung von Stundenplänen und Vertretungsplänen
  • Verwaltung von Schüler- und Lehrerdaten
  • Erfassung und Druck von Leistungs- und Zeugnisdaten
  • Druck von Schülerausweisen
  • Planung von Raumbelegungen
  • Erstellung von Anschreiben über Serienbriefgeneratoren
  • Meldung von statistischen Daten an die zuständigen Schulbehörden
  • Export der Daten über Schnittstellen für externe Programme

Diese Anforderungen führen dazu, dass Schulverwaltungsprogramme mehr und mehr Funktionen bekommen und sich damit zu komplexen Systemen entwickelt haben. Lösungen, die lokal installiert auf einen einzigen Speicherort zugreifen, sind nicht mehr die Regel. Moderne Schulsoftware funktioniert in der Regel nach dem Prinzip der geteilten Datenbanken: Die Daten werden mit einem zentralen Server abgeglichen. Dazu ist in einigen Fällen noch eine lokale Grundinstallation der Software notwendig, oder es wird über Terminal-Server-Dienste ganz darauf verzichtet.

Erstellung von Stundenplänen und Vertretungsplänen

Bevor das neue Schuljahr startet, sind Sie in der Schulleitung mit der Planung der zukünftigen Stundenpläne beschäftigt. Klassen werden gebildet und Lehrkräfte und Räume zugewiesen. Klassenlehrer und zusätzliche Fachlehrkräfte in den jeweiligen Klassen und Kursen sorgen für eine nicht zu unterschätzende Komplexität. Das Drehen an einer Stellschraube bei der Planung hat sofort Auswirkungen auf andere Bereiche. Die Schulverwaltungssoftware sollte Ihnen dabei unter die Arme greifen. Dies kann durch das automatische Erkennen von Koppelungen zu anderen Fächern und Klassen erfolgen. Zusätzlich übernimmt die Schulsoftware in vielen Fällen die Generation der Pläne – Sie müssen dann häufig nur noch händisch nachregulieren.

Stundenpläne müssen seltener während eines Schuljahres geändert werden. Anders verhält es sich bei Vertretungsplänen, die aufgrund von Erkrankungen oder anderweitigen dienstlichen Verpflichtungen der Lehrkräfte oftmals täglich erstellt werden müssen. Eine moderne Schulsoftware unterstützt Lehrer und Schulverwaltung beim Auffinden von freien Lehrkräften, die sie dann zuteilen können.

Verwaltung von Schüler- und Lehrerdaten

Im Schulalltag macht die Erfassung und Bearbeitung von Datensätzen der Schüler und Lehrer einen großen Anteil aus. Auch hier kann die Schulverwaltungssoftware Prozesse in der Verwaltung erleichtern, wie diese Beispiele zeigen:

  • Schüler werden aufgrund ihrer Religionszugehörigkeit den entsprechenden Kursen zugeteilt.
  • Teilzeitbeschäftigung oder Schwerbehindertenermäßigung wird bei der Stundenzuteilung der Lehrkräfte berücksichtigt.

Erfassung und Druck von Leistungs- und Zeugnisdaten

Ob Zwischen-, Jahres- oder Abschlusszeugnis – bevor diese gedruckt werden können, ist die Art der Erfassung nicht unwesentlich. Hier kann ein geeignetes Schulverwaltungsprogramm nicht nur die Schulleitung, sondern auch alle Lehrkräfte unterstützen. Es gibt Software, mit der die Stammdaten an die Lehrer ausgegeben und die fertig erstellten Zeugnisse eingesammelt werden können. Darüber hinaus bietet eine gut konzipierte Schulsoftware auch ein Benutzermanagement an. Damit ist es möglich, dass sich Lehrkräfte mit einem eigenen Zugang anmelden.  Durch diese Rollenzuteilung sind lediglich die für sie freigegebenen Klassen und Schüler sichtbar. Dies erleichtert die Eingabe von Zeugnisdaten enorm.

Druck von Schülerausweisen

In Verbindung mit der Erfassung und Bearbeitung der Schülerdaten steht auch die Aufgabe, Schülerausweise anzufertigen. Durch vorgefertigte Vorlagen in einer Schulverwaltungssoftware ist dies einfach und schnell durchführbar.

Planung von Raumbelegungen

In der Regel bietet eine Software zum Schulmanagement zusätzlich die Möglichkeit an, Räume zu definieren und zu verwalten. Dies ist nicht unerheblich, da Sie eine Doppelbelegung vermeiden möchten. Zudem sind Sie möglicherweise bei der Vergabe von Sprechstunden-Terminen auf weitere Räume angewiesen. Ein Programm, das Ihnen basierend auf dem vereinbarten Termin alle zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten anbietet, spart wertvolle Zeit.

Erstellung von Anschreiben über Serienbriefgeneratoren

Damit Sie in der Schulverwaltung nicht mit dem Erstellen von Serienbriefen beschäftigt sind, bieten viele Programme auch eine Automatisierung an. Somit können mit wenigen Klicks Anschreiben für verschiedene Gruppen erstellt und ausgedruckt werden. Mit der Möglichkeit eines PDF-Exports wird zusätzlich die Möglichkeit eines papierlosen Arbeitens ermöglicht.

Meldung von statistischen Daten an die zuständigen Schulbehörden

Zu statistischen Zwecken sind Schulen angehalten, jährlich die Schulaufsichtsbehörden über schulische Kennzahlen zu informieren. Durch die Anbindung der Programme an die Behörden findet eine einheitliche, nachvollziehbare und vergleichbare Meldung statt.

Export der Daten über Schnittstellen für externe Programme

Im Schulalltag arbeiten Sie und Ihr Team normalerweise mit weiteren IT-Lösungen anderer Anbieter. Dies können Learning-Management-Systeme, Videokonferenz-Tools oder ähnliche Werkzeuge sein. Moderne Schulverwaltungsprogramme verfügen über Schnittstellen, um den Export weitgehend zu automatisieren. Hierzu findet in der Regel das CSV-Format Anwendung. Es erlaubt eine plattformübergreifende Anbindung an andere Systeme. Somit können die Erstellung von Zugangsdaten und die Zuweisung zu verschiedenen Lerngruppen automatisiert erfolgen.

Fazit: Ihre digitale Schaltzentrale

Eine digitale Lösung zum Schulmanagement ist für alle Schulen nicht mehr wegzudenken. Mit zunehmenden Verwaltungsaufgaben steigt auch die Komplexität von Arbeitsabläufen und die Menge der zu administrierenden Daten. Dies schlägt sich in der Komplexität der Software nieder. In aller Regel bieten die Schulaufsichten und Schulträger auch geschulte Multiplikatoren für die Schulverwaltung an, die Sie bei der Bedienung der Schulverwaltungssoftware unterstützen. So tragen diese dazu bei, dass Ihnen das Management Ihrer Bildungseinrichtung gelingt!