Microsoft Office 365 – ist der Einsatz an Schulen überhaupt gestattet? – Wegweiser Digitale Schule

MICROSOFT OFFICE 365 – IST DER EINSATZ AN SCHULEN ÜBERHAUPT GESTATTET?

01.10.2019
Microsoft Office 365 – ist der Einsatz an Schulen überhaupt gestattet? © thodonal - adobe.com

Die Bürosoftware von Microsoft ist an vielen Schulen fester Bestandteil der IT-Ausstattung. Word, Excel, Power-Point und auch der Publisher werden fächerübergreifend eingesetzt, um den Schülern produktive Werkzeuge an die Hand zu geben, und auch, um sie auf die spätere Arbeitswelt optimal vorzubereiten. Denn eines ist klar: Microsoft Office kann man uneingeschränkt als Standard bezeichnen.

Zusätzlich zum herkömmlichen Office-Paket ist auch Microsofts Cloud-basierte Lösung Office 365 weit verbreitet, und das wiederum stellt viele Schulen vor die Frage, ob der Einsatz aus datenschutzrechtlichen Gründen möglich ist. Ich möchte Ihnen daher einen Überblick über dieses Office-Produkt und auch eine Antwort auf die Fragestellung geben.

Was ist Office 365 überhaupt?

Bei Office 365 handelt es sich eigentlich um 3 Dienste. Diese sind:

  • Office als Software-Abonnement (365 steht dabei für die Tage, es handelt sich also um ein Jahresabonnement)
  • Online-Dienst (Microsoft OneDrive als Cloudspeicher für Ihre Dateien, E-Mail-Postfach)
  • Office-Webanwendung (Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook können betriebssystemunabhängig im Browser ausgeführt werden)

Je nach Office-365-Variante kommen noch weitere Softwareprodukte wie z. B. Skype for Business zur (Video)-Telefonie oder Teams für die Zusammenarbeit mit Chat, Webkonferenz und gemeinsamer Dateiablage hinzu.

Office 365 können Sie als Lehrkraft privat für 36 € jährlich abonnieren (z. B. bei co.Tec: www.wweiser.de/o365cotec).

Mit dieser Version ist es Ihnen erlaubt, Office auf 5 Computern (Windows und macOS) und 5 mobilen Geräten (iOS und Android) zu nutzen. Ebenso erhalten Sie den OneDrive Cloudspeicher mit großzügigem 1 Terabyte.

Darüber hinaus bietet Microsoft mit seinen FWU-Verträgen Rahmenverträge an, die speziell für Schulen konzipiert sind. Ihr Schulträger bezahlt jährlich gemessen an Ihrer Kollegenzahl – Preise auf Anfrage. Der Vorteil hierbei: Solange Lehrkräfte an Ihrer Schule tätig sind, erhalten sie damit kostenlos Office 365.

 


Kostenlose Webanwendung

Wie bereits erwähnt, können Sie die Office-Anwendungen auch ausschließlich im Browser ausführen. Dafür benötigen Sie lediglich ein kostenloses Microsoft-Konto und müssen dann keine Abonnement-Preise bezahlen.

Während Microsoft seine Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint sehr gut für den Einsatz in einem Browser angepasst hat und diese sich auch optisch kaum von den installierten Versionen unterscheiden, kann ich vom Einsatz nur abraten. Auch wenn Sie an Ihrer Schule über einen schnellen Breitbandanschluss verfügen, werden Sie durch den ausschließlichen Online-Einsatz schnell an Kapazitätsgrenzen stoßen und vermutlich längere Ladezeiten in Kauf nehmen müssen.


 

Die datenschutzrechtliche Problematik

Microsoft gibt an, dass die Speicherung von personenbezogenen Daten DSGVO-konform in EU-Rechenzentren erfolgt, welche nach dem Datenschutz-Standard ISO 27018 zertifiziert sind.

Trotzdem stehen die jeweiligen Landesdatenschutzbeauftragten dem Einsatz an Schulen kritisch gegenüber.

So äußerte sich der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Michael Ronellenfitsch in einer Stellungnahme vom 09.07.2019 (www.wweiser.de/o365ds):

 


„[…] Seit Jahren befinden sich die Aufsichtsbehörden mit Microsoft in der Diskussion. Dabei ist der entscheidende Aspekt, ob die Schule als öffentliche Einrichtung personenbezogene Daten (von Kindern) in einer (europäischen) Cloud speichern kann, die z. B. einem möglichen Zugriff US-amerikanischer Behörden ausgesetzt ist. Öffentliche Einrichtungen in Deutschland haben eine besondere Verantwortung hinsichtlich der Zulässigkeit und Nachvollziehbarkeit der Verarbeitung personenbezogener Daten. Auch muss die digitale Souveränität staatlicher Datenverarbeitung gewährleistet sein. Hinzu kommt ein weiteres Problem, auf das im Herbst 2018 das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnologie die Öffentlichkeit hingewiesen hat. Mit der Verwendung des Betriebssystems Windows 10 werden eine Fülle von Telemetrie-Daten an Microsoft übermittelt, deren Inhalte trotz wiederholter Anfragen bei Microsoft nicht abschließend geklärt sind (Anm. d. Red.: Das sind u. a. Daten über die Nutzung von Programmen oder Auswertungen über den Medienkonsum). Derartige Daten werden auch bei der Nutzung von Office 365 übermittelt.“


 

Das Problem mit einer Einwilligungserklärung zu lösen ist nach Ansicht des Datenschutzbeauftragten nicht möglich, wie Sie in dieser Stllungnahe lesen können:

 


„Der Versuch, eine Heilung durch eine Einverständniserklärung der Eltern zu erreichen, würde auch die besonderen Schutzrechte von Kindern z. B. nach Art. 8 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) nicht hinreichend berücksichtigen. Mit der Einwilligung der Eltern ist das Problem also nicht gelöst.“


 

In einer 2. Stellungnahme vom 02.08.2019 (www.wweiser.de/o365ds2) kam Ronellenfitsch zum Fazit einer Duldung:

 


a) die Nutzung der Cloud-Anwendung Office 365 in der Version ab 1904 (Office 365 ProPlus, Office 365 Online und Office 365 Apps) durch Schulen, die diese bereits erworben haben, wird bis auf Weiteres geduldet [sic!];
b) Entsprechendes [gilt] für Schulen […], bei denen der Erwerb haushaltsrechtlich gesichert ist.

Die Duldung beruht auf Vertrauenserwägungen.
Schulen, die den Erwerb beabsichtigen, können sich ebenfalls auf die Duldung berufen, tragen aber das finanzielle Risiko, falls die weitere Prüfung zur Unzulässigkeit des Einsatzes von Office 365 in hessischen Schulen führen sollte. […]


 

Damit ist nach meiner Einschätzung der Einsatz von Office 365 zwar nach aktuellem Stand möglich, aber dessen Zukunft ungewiss und steht somit auf wackeligen Beinen.

 

Wie schätzen die anderen Bundesländer die Situation ein?

Als Download habe ich Ihnen eine Tabelle hinterlegt, aus der Sie die Stellungnahmen Ihrer jeweiligen Datenschutzbehörden nachlesen können.

Wichtig für Sie als Schulleitung ist dabei: Wie auch immer die Stellungnahme aussieht – Sie sind letztlich für die datenschutzkonforme Nutzung verantwortlich.

 

Fazit: Der Einsatz an Schulen ist derzeit als problematisch anzusehen

Die gegenwärtige Situation zeigt, dass es derzeit noch zu viele Unklarheiten gibt. Die Datenschutzbehörden der einzelnen Länder sollten sich auf eine gemeinsame Stellungnahme einigen. Noch viel wichtiger wäre aber eine Kooperation der Kultusministerien mit Microsoft, um die Dienste des Unternehmens unter einer von den Datenschutzbehörden reglementierten Treuhänderschaft anzubieten und somit die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Eine für alle Lehrkräfte einheitliche digitale Arbeitsumgebung mit dienstlicher E-Mail-Adresse und ausreichend Speicherplatz wäre ohnehin schon längst überfällig.

Lesen Sie in diesem Artikel die Meinung von 2 Experten zum schulischen Einsatz von Office 365.

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